Alla chefer kommer förr eller senare att behöva hålla ett svårt samtal av något slag. Håll dessa tumregler i minnet när turen har kommit till dig. Anställda som inte presterar som de ska, medarbetare med missbruksproblem, mobbing på arbetsplatsen eller uppsägningar på grund av omorganisation – det finns många tänkbara skäl till att du som chef behöver hålla ett svårt samtal. Hur konversationen förlöper beror till stor del på hur du väljer att hantera den. Här följer några snabba punkter att komma ihåg. Rätt: Sakta ner Håll ett långsamt tempo i konversationen, så kan du uttrycka dig mer eftertänksamt och signalerar samtidigt att du är närvarande och lyssnar. Ge förslag Var konstruktiv genom att erbjuda alternativ och lösningsförslag istället för att ställa ultimatum. Planera Tänk igenom vad det är du vill få sagt på förhand och vad du vill att samtalet ska leda till. Du kan skriva ner enstaka stödord om du behöver. Möt den andre Var empatisk och försök sätta dig in i den andres situation.
Risken är att det du egentligen vill framföra inte går fram om du har en massa lull-lull runtomkring. Berömmet är dessutom mer eller mindre bortkastat om du blandar det med kritik. Mer om varför du inte ska använda sandwichmodellen kan du läsa här. Var empatisk samtidigt som du är professionell. Att gå rakt på sak innebär inte att du ska dundra fram som en bulldozer utan medkänsla. Du kan vara empatisk och visa omtanke samtidigt som du är saklig och uppriktig. Inled samtalet med en förvarning om att du ska ta upp något jobbigt/obekvämt/känsligt. Du kan till exempel säga: "Jag har en känslig sak att ta upp, och jag vill att du ska veta att jag gör det för att jag bryr mig om dig. " Och sedan går du rakt på budskapet. Beskriv det oönskade beteendet, vilka konsekvenser det kan få, och att du vill förhindra dessa konsekvenser. Säg till exempel: "Jag har lagt märke till att du har luktat alkohol flera morgnar när du har kommit till jobbet de senaste veckorna. Det här gör mig orolig, dels för hur du mår, men också eftersom vi jobbar i en farlig miljö och jag vill inte att du ska riskera din egen eller andras säkerhet. "
Kom ihåg att det är någonting som måste göras. Även om det känns tufft. Efteråt blir du också en erfarenhet rikare… Att vara chef är väldigt roligt när det går bra för organisationen. När det väl börjar storma och du blir tvungen att ta svåra samtal kan det vara mindre kul. Det är dock någonting som är oundvikligt samtidigt som det är utvecklande. För att underlätta dessa tuffa situationer tänkte vi därför dela med oss av fem tips för att hantera svåra samtal som chef. Där har du det – fem tips för att hantera svåra samtal som chef. Efteråt blir du också en erfarenhet rikare…
Fråga sedan efter den andres syn på saken, tankar, reflektioner. I fallet med alkohol kanske du säger: "Hur mår du egentligen? " Var inte rädd för känslor. Var inte rädd för att den andre kan komma att reagera med gråt, ilska eller andra starka känslor. Känslor är inte farliga! Behåll lugnet och bara vänta ut känsloreaktionen, hämta en näsduk till den som gråter, säg kanske något i stil med "Jag förstår att det är jobbigt" men var i övrigt tyst. Träna dig på att visa trygghet i att arbeta med starka känslor, att hantera dig själv och inte bli överväldigad av eller indragen i andras känslor. Backa inte från ditt budskap för att du tycker så synd om den andre eller för att det blir jobbigt, stå fast vid att det du har tagit upp är ett problem som behöver hanteras. Se den goda intentionen. Utgå ifrån att andra människor har goda avsikter, precis som du. Även om deras handlingar ibland blir fel eller irriterande, så har de i de flesta fall goda intentioner. Om du ska ta upp ett negativt beteende kan det vara bra att bekräfta att du ser den goda avsikten.
Att vara chef skulle vara ett drömjobb om man bara slapp de där besvärliga och svåra samtalen med dina medarbetare! Som chef måste du ibland ta svåra och känsliga samtal med dina medarbetare. Det kan exempelvis handla om att någon har en negativ attityd, motarbetar organisationen eller inte helt enkelt håller måttet och du behöver i värsta fall säga upp en medarbetare. Vad du behöver är en tydlig strategi, bra kommunikation och ha kunskap och förståelse för motpartens reaktioner. Vara en modig chef som både är engagerande och som visar empati, var en förebild för dina medarbetare och ta tag i samtalet, det blir inte bättre av att vänta. Ta ditt ansvar för situationen och försök att ha ett öppet förhållningssätt och förstå din roll i svåra situationer. Hur kan du då lägga upp ditt samtal, först och främst krävs en struktur, den kommer att hjälpa dig att hålla fokus. Tänk igenom vad du ska säga, var väl förberedd. Avsätt mycket tid till samtalet. Om du känner dig osäker, bolla med någon innan mötet och lägg upp en strategi.
Var därför noga med att begränsa dig till det allra viktigaste, och försök att hålla fast vid det, även när du i samtalet svarar på frågor och reaktioner. Bestäm dig för att behålla lugnet och be om att få återkomma med ditt svar om du tvekar kring hur du ska besvara kritik eller svåra frågor. Utbilda chefer i att hålla svåra samtal Som chef behöver du utbildning i svåra samtal. Stäm alltid av ditt budskap med en chefskollega eller din egen chef, gärna i form av ett enkelt rollspel. Undvik däremot att involvera kollegor till den som du ska ha ett svårt samtal med, eftersom det lätt kan leda till lojalitetskonflikter och ryktesspridning. Överväg att anlita externt stöd om det inte finns någon som du naturligt kan vända dig till inom den egna organisationen. Be någon annan vara med som stöd under samtalet Ibland kan det vara bra om en tredje person finns med som stöd under samtalet, någon som har till uppgift att ge stöd åt medarbetaren eller att underlätta samtalet utifrån en neutral position.